RVC VNA+: VEILIG EN EFFICIENT BEHEER VAN MEDISCHE GEGEVENS

Als revalidatiekliniek heb je te maken met ontzettend veel data: dagelijks wordt een breed scala aan gegevensformaten verwerkt, waaronder talloze patiënten-cd's, doktersbrieven, opdrachten en bevindingen.
Met de toenemende digitalisering van alle processen en procedures in de gezondheidszorg, ontstond bij Bad Waldsee Klinieken de vraag naar het beste, meest flexibele en veiligste, maar ook meest toekomstgerichte beheer van patiëntgegevens.

`
 

BAD WALDSEEKLINIEKEN

De Bad Waldsee Klinieken zijn gespecialiseerd in revalidatie op het gebied van gynaecologie, orthopedie en reumatologie. Binnen de klinieken worden onder andere  sportgeneeskunde, speciale pijntherapievormen, osteopathie en natuurgeneeskunde ingezet. Verspreid over twee nauw met elkaar verbonden therapiecentra in Bad Waldsee, hebben de Maximilianbad Clinic en het revalidatiecentrum van de Thermal Spa samen een totale capaciteit van 480 bedden. 35 artsen en psychologen, 110 therapeuten en 50 verpleegkundigen zien samen ongeveer 8.400 intramurale patiënten per jaar.

IT-manager Johannes Färber vertelt: “We hebben veel geluk met onze specialisten die over het algemeen zeer technisch onderlegd zijn. Veel van onze artsen waren graagbereid om al in een vroeg stadium betrokken te worden bij innovatieprocessen op het gebied van digitale patiëntendossiers. Lange tijd was men tevreden met afdelingsgebonden ‘datasilo’s’ waaruit de individuele informatie kon worden opgevraagd en dat werd in het begin als zeer vooruitstrevend ervaren. In de loop der jaren en met de ontwikkeling van de techniek werd duidelijk : we hebben één basisarchief nodig voor alle patiëntgegevens. Ongeacht de bron en het dataformaat. Dit zou een goede stap zijn naar meer transparant, efficienter en veiliger werken."

In 2015 implementeerde RVC Medical IT het eerste VNA bij de Bad Waldsee Klinieken, waarmee het merendeel van het door patiënten meegebrachte beeld- en datamateriaal via multimedia kon worden ingelezen.
Omgekeerd was het dankzij de toenemende standaardisatie van de VNA-interfaces ook mogelijk om de eigen diagnostische gegevensbronnen van de kliniek, zoals de apparaten voor het maken van echografieën, longfunctie-, botdichtheidsmetingen en elektrocardiografieën, eenvoudig te koppelen aan het VNA. Dit gebeurt met het huidige RVC Clinical Repository, waarbij de data ook naar het juiste patiëntendossier kan worden gestuurd.

De eerste stap was ervoor te zorgen dat beeld- en videomateriaal samen met het verslag centraal op één plek worden teruggevonden en op lange termijn juridisch en revisievast gearchiveerd - een enorme stap voorwaarts ten opzichte van de relatief onpraktische, inefficiënte datasilo's en papieren dossiers in de kelder.
Met RVC Clinical Insight zijn gegevens uit de RVC Clinical Repository  in meerdere ‘windows‘ van het scherm zichtbaar, zodat ook ad hoc vergelijkende diagnoses kunnen worden gesteld.

Handtekeningen worden nu in de hele kliniek gezet met behulp van digitale handtekeningpads en zijn daardoor meer fraudebestendig dan ooit tevoren. De pad registreert niet alleen de lijn, maar ook de biometrie (zoals de druk en het schrijfritme) van het handschrift.

RVC CLINICAL REPOSITORY: EFFICIENT EN VEILIG

Johannes Färber: “Met de modernisering en centralisatie van ons data-archief op RVC Clinical Repository en de koppeling met een maximum aan andere systemen in de kliniek was er direct meerwaarde merkbaar op het gebied van transparantie, snelheid, veiligheid en beveiliging voor alle betrokkenen - van de patiënt tot de administratie van de kliniek tot de medische professie. De dubbele functie van PACS en VNA is goud waard! 
Om bijvoorbeeld te controleren of een patiënt geschikt is voor revalidatie, worden de documenten van de verzekeraar gescand of ingevoerd en in realtime via een geclassificeerde workflow naar de verantwoordelijke arts gestuurd. Deze klikt op hetzelfde punt in het systeem op de gearchiveerde gegevens en kan zo zeer snel een overzicht krijgen van de eerdere externe bevindingen en beslissen of de revalidatie ter plaatse geschikt is voor de patiënt. RVC Clinical Repository bevat alle benodigde informatie van de patiënt, tijdens en na het verblijf.”

VERSLAGLEGGING EN ONDERZOEK

Met het doel om werkprocessen steeds eenvoudiger en efficiënter te maken, ligt er bij de Bad Waldsee Klinieken steeds meer focus op digitalisering. “Een volledige en veilige archivering van multimediale patiëntendossiers blijft de basis voor alle digitale processen. In de loop der jaren is de vastlegging van medische gegevens volgens eigen criteria gestaag uitgebreid. Zo kunnen patiëntgegevens nog sneller en gerichter worden gevonden en beoordeeld. Een zelfontworpen indexering van de archiefstructuur maakt selectieve, maar ook gegroepeerde zoekopdrachten mogelijk. Op deze wijze kunnen wij als gespecialiseerde kliniek ook geanonimiseerd onderzoeksmateriaal voor wetenschappelijke studies leveren. De relevantie van een brede deelname van klinieken aan onderzoeksprocessen is ons nog nooit zo duidelijk aangetoond als in 2020. Met de koppeling van RVC Clinical Repository is er voor ons nog meer flexibiliteit gecreëerd. Deze flexibilisering had direct effect op de efficiëntie en het werkplezier voor alle afdelingen in het bedrijf.“

RVC CLINICAL INSIGHT - DE TOEKOMST IS BEGONNEN

Johannes Farber: "De Bad Waldsee Klinieken zijn bezig met verschillende specifieke projecten op weg naar (nog) meer efficiëntie door digitalisering:

• We willen een krachtige oplossing voor langdurige gegevensopslag, weg van BlueRay-technologie, misschien als een apart harddiskarchief of zelfs als een gedecentraliseerde cloudoplossing
• idealiter misschien zelfs samen met een uitgekiend DMS en een SaaS-aanbod op maat
• We kijken uit naar de introductie van RVC Clinical Insight, de viewer die ons allemaal nog mobieler maakt. Omdat RVC Clinical Insight is gebaseerd op HTML5 technologie, kan deze op elke computer met een browser worden aangeroepen.
• Via de juiste autorisaties kunnen alle betrokkenen bij het behandelproces op elk moment bij de medische documentatie – in de toekomst ook de patiënt zelf. 
• Een persoonlijke noot: implementaties worden bijna altijd vertraagd door de 'menselijke factor'. Dit is volkomen normaal. Maar door de gebruiksvriendelijke manier waarop RVC Medical IT faciliteert, kunnen implementaties sneller en effectiever worden geïntegreerd in het veranderende dagelijkse leven en kunnen nieuwe routines worden gecreëerd.

Nog genoeg te doen dus, maar bij RVC voelen we ons in goede handen. We hebben een gemeenschappelijk doel: meer mobiliteit, efficiëntie en veiligheid in de dagelijkse klinische praktijk. Natuurlijk speelt de goede prijs-kwaliteitverhouding ook een grote rol, maar minstens zo belangrijk voor ons is een servicegerichte, goed bereikbare partner met wederzijdse herkenning. Dit is voor ons als IT-afdeling de absoluut noodzakelijke voorwaarde om te kunnen voldoen aan onze verantwoordelijkheid richting patiënten en collega’s.