Klantbezoeken bij eindgebruikers: "Bijzonder waardevol!"

Sinds deze zomer brengen Peter van Twuyver en Wouter Versluis bezoeken aan diverse afdelingen om het gebruik van de software en de klantwensen te inventariseren. We interviewden Peter van Twuyver over zijn eerste bevindingen van deze klantbezoeken.

Peter, kun je ons vertellen wat het doel van deze klantbezoeken precies is?

We zijn met RVC met een traject bezig om bij onze klanten op bezoek te gaan, om de werkwijze op de verschillende afdelingen goed te inventariseren. RVC krijgt daarbij een beter beeld van de eisen en wensen van de gebruiker, en andersom kunnen wij adviezen over de verschillende functionaliteiten en ongebruikte opties aan de gebruikers meegeven. We hebben gemerkt dat mede door de hoge werkdruk er voor de gebruiker vaak weinig tijd is om de software te ontdekken, om te zien welke functionaliteiten allemaal beschikbaar zijn.

Vanwege het feit dat wij verschillende afdelingen in verschillende ziekenhuizen bezoeken, zien wij ook verschillende werkwijzen en oplossingen in de software. Deze kennis vanuit het veld willen we ook delen met de klanten, om zo tot een best-practice oplossing te komen.

Op hoeveel afdelingen hebben Wouter en jijzelf inmiddels mee mogen kijken?

Wij hebben op dit moment al zo’n 8 afdelingen bezocht, verdeeld over 5 specialismen in verschillende ziekenhuizen. En er staat nog een aantal in de agenda om binnenkort te bezoeken. Speciale aandacht heeft de afdeling Klinische Neuro Fysiologie. Deze afdeling gebruikt een aantal specifieke modaliteiten die onderzoeksresultaten produceren die meestal nog niet volledig automatisch aan het patiëntendossier gekoppeld zijn. Wij zien hierbij grote verschillen in de oplossingen bij ziekenhuizen. Met RVC Clinical Assistant kunnen wij veel van de KNF onderzoekdata direct in de verslaglegging opnemen, zonder handmatig overtypen. Wij adviseren de ziekenhuizen die dit nog niet gekoppeld hebben in de mogelijkheden om dit zoveel mogelijk te automatiseren.

Hoe ziet een dergelijk klantbezoek eruit?

Wij kijken een dagdeel mee met de laboranten en de artsen. Voorafgaand aan het onderzoek wordt uiteraard eerst aan de patiënt toestemming gevraagd om mee te kijken. Wij inventariseren vervolgens zo specifiek mogelijk alle handelingen die gedaan worden tijdens het onderzoek. Neem bijvoorbeeld een scopie-onderzoek bij de MDL-afdeling. Je ziet dat daar heel veel acties zijn die onderdeel uitmaken van een routinematige handelswijze. Denk hierbij aan het aanmelden van een endoscoop, het uitprinten van stickertjes voor de PA-biopten, het invullen van een PA aanvraag, etc. Veel van deze handelingen gebeurt nog handmatig en/of op papier. Wij inventariseren al deze stappen en kijken waar wij het proces kunnen ondersteunen of vereenvoudigen.

Inmiddels hebben jullie enkele afdelingen bezocht. Wat zijn jullie eerste bevindingen?

We zien helaas bij veel afdelingen nog steeds dat veel zaken onnodig handmatig worden ingetoetst, of meermaals overgetypt. Er gaat erg veel tijd zitten in het overtypen van uitslagen in het verslagdeel van het EPD. Naast het feit dat dit overtypen veel extra tijd kost, is het natuurlijk ook een mogelijke bron van fouten. Wij streven ernaar om alle data automatisch in een verslag te verwerken, en daarbij de data te hergebruiken bij gebruik van andere systemen of formulieren, zoals een PA-aanvraag.

Wat zijn de vervolgstappen zodra jullie een klantbezoek hebben gehad?

Wij stellen na ons bezoek een kort verslag op, met daarin onze inventarisatie en eventuele aandachtspunten. Afhankelijk van de bevindingen gaan wij aan de slag om knelpunten op te lossen als dit gewenst is.

Ook sturen wij Tips & Trucs terug, indien er zaken zijn die met bestaande functionaliteit al efficiënter kunnen.

Intern bespreken wij uiteraard ook de wensen die wij meekrijgen vanuit de klant. Het is bijzonder waardevol om van de dagelijkse gebruiker feedback te krijgen over de software. Ons development team neemt dit mee in de ontwikkelingen.

Enthousiast geworden?

Ontvangt u ook graag één van de heren om de werkwijze op uw afdeling te delen en mogelijk te optimaliseren? Neem dan gerust contact met ons op via sales@rvc.nl.