Achtergrond

Het MST heeft in de loop van 2013 gekozen voor een ziekenhuisbreed contract voor RVC Clinical Assistant. RVC Clinical Assistant is in combinatie met RVC Clinical Repository een zogenaamd enterprisePACS: een systeem om alle beelden, signalen en data van medische onderzoeken in op te slaan. In 2013-2014 waren endoscopie bij de afdeling MDL en ECG’s ziekenhuisbreed in gebruik genomen. Bij MST leefde de wens om de uitrol van RVC Clinical Assistant enorm te versnellen: begin 2016 zou de nieuwbouw van het ziekenhuis betrokken worden en daar wilde men zo veel mogelijk digitaal werken, iets waar het ziekenhuisbrede gebruik van RVC Clinical Assistant een belangrijke bijdrage aan zou leveren. Doel was om de onderzoeksresultaten van 20 afdelingen binnen een jaar onder te brengen in één oplossing. Daarbij moest RVC Clinical Assistant voor iedere afdeling een andere werkwijze ondersteunen maar moest het totaal voor de ICT-afdeling wel beheerbaar en beheersbaar blijven.

Aanpak

Het MST heeft voor de implementatie van RVC Clinical Assistant een gefocust projectteam samengesteld: 6 medewerkers van MST hebben samen met 2 RVC-consultants van april 2015 tot en met januari 2016 in totaal 15 van de geplande 20 specialismen ingericht binnen RVC Clinical Assistant. De focus van het projectteam was een belangrijke succesfactor: van MST waren de projectleider en de 5 inhoudelijk specialisten (IT, applicatiebeheer en informatie-analyse) nagenoeg fulltime met RVC Clinical Assistant bezig. De vaste technisch en functioneel consultant van RVC waren iedere week op locatie, waarbij de inzet varieerde van één tot drie dagen per week.

Projectleider Marjo Vorspaget licht toe: “Door het vaste projectteam konden we activiteiten goed plannen. Ieder specialisme ging van start met een proces- en informatieanalyse door het MST en daarna een functioneel ontwerp door het MST. In deze fase van het project werden de zorgverleners al bij het project betrokken. Op grond van de analyses werd RVC Clinical Assistant technisch en functioneel ingericht. In de eerste maand was veel van de inzet van RVC gericht op kennisoverdracht, zodat MST daarna de analyses per specialisme volledig zelf kon uitvoeren. Zo kon er flexibel gepland worden, passend in de agenda’s van de zorgverleners. Vanaf maand twee waren de RVC-consultants samen met het MST team volop bezig met inrichten, testen en trainen van gebruikers; steeds een zestal onderzoeken parallel. Vanaf dag één is de samenwerking tussen MST en RVC uitstekend gelopen.”

Resultaten

Op 9 januari 2016 is het MST verhuisd van de twee oude locaties naar de nieuwe ziekenhuislocatie in het centrum van Enschede. Op dat moment maakten 15 nieuwe afdelingen voor opslag van hun onderzoeksresultaten gebruik van RVC Clinical Repository. Nagenoeg alle specialismen en afdelingen gebruiken RVC Clinical Assistant voor inzage van beelden, signalen en data. Gedurende het inrichten van RVC Clinical Assistant voor nieuwe specialismen, is ook de nieuwe versie van de koppeling met het RIVM voor het bevolkingsonderzoek dikke darmkanker in gebruik genomen.

Een nog geplande uitbreiding is het inrichten van archivering. De vele afdelingen produceren samen veel data. RVC Clinical Assistant zal daarom zo worden ingericht dat het op basis van business rules gegevens verplaatst naar een zogenaamd 2nd-tier archief. Het mooie van RVC Clinical Assistant is dat het de gegevens rechtstreeks uit het archief toont, ze blijven voor de zorgverleners dus zeer snel beschikbaar.

Succesfactoren

Marjo Vorspaget (intern projectleider MST, tevens als zelfstandig consultant actief) identificeert als belangrijkste succesfactoren:

  • Gefocust projectteam met voldoende bezetting
  • Korte lijnen met alle betrokkenen in het MST en bij RVC
  • Nauw betrekken van artsen en afdeling: door tijdig een procesanalyse te doen, kan vervolgens met alle gebruikers de nieuwe werkwijze optimaal worden ingericht.
  • Goed contact tussen het project en de beheerafdelingen van ICT en Medische techniek, zodat overdracht naar beheer conform verwachtingen verloopt.
  • De afdelingen waar het project met inrichting bezig was actief informeren over de stand van zaken met betrekking tot de koppeling van hun apparatuur aan RVC Clinical Assistant.
  • De kennis van zaken van de RVC-consultants en de wil om zo veel mogelijk van die kennis over te dragen aan het ziekenhuis.
  • De brede functionaliteit en enorme flexibiliteit van het product RVC Clinical Assistant.